Firmas electrónicas

La nueva realidad laboral incluye los ambientes híbridos de trabajo; colaboración remota, autorización no presencial de documentos, restricciones de movimiento, entre otras medidas. Dicho escenario dio pie al uso común de nuevas herramientas electrónicas de colaboración que no sólo nos permitan mantener procesos eficientes, sino que también otorguen seguridad y confiabilidad en la operación, como lo son las firmas electrónicas.

La firma digital o electrónica adquiere mayor importancia cada día, ya que contribuye en la reducción de costos, minimiza la posibilidad de fraude en las transacciones, da continuidad de las operaciones y procesos en el negocio, ahorro de los recursos por archivo digital de los documentos.

¿Qué son las firmas electrónicas?

Una firma digital es un método criptográfico que se asocia con la identidad de una persona, marca, equipo o empresa para identificar la autenticidad de un documento o mensaje digital; así como asegurar su integridad para que no se vea alterado por un tercero.

La firma electrónica es de naturaleza fundamentalmente legal, ya que confiere a la firma un marco normativo que le otorga validez jurídica, por lo que debe cumplir con ciertas características para ser utilizada en documentos oficiales y que tienen un vínculo legal.

La firma electrónica, es aplicada a través de un software especializado; en IZYTECH contamos con IZY DOCS un sistema que permite canalizar, almacenar y firmar digitalmente múltiples documentos; permite además crear una firma para cada usuario dependiendo de su rol y que puede usar en múltiples documentos que llegaran a su bandeja de entrada. De igual manera, se almacena un historial para verificar que todos los documentos que cuenten con la firma digital sean verídicos.

El software de firma digital debe además efectuar varias validaciones para garantizar su veracidad, entre los que se pueden mencionar:

• Vigencia del certificado digital del firmante.
• Revocación del certificado digital del firmante (puede ser por OCSP o CRL),
• Inclusión de sello de tiempo.

La validez legal de la firma electrónica en México

En México, afortunadamente existen diferentes disposiciones legales que reconocen y permiten el uso de la firma electrónica, entre las que se encuentran:

Norma Oficial Mexicana

La NOM-151-SCFI-2016 emitida por la Secretaría de Economía y creada para regular los contratos comerciales u otros actos celebrados por las empresas de manera electrónica, así como su almacenamiento y conservación. Esta regulación técnica del Código de Comercio contiene los requisitos para la conservación de mensajes de datos (documentos electrónicos) y digitalización de documentos en soporte físico, tales como contratos o convenios.

Código Civil de la CDMX

En la Ciudad de México, desde el día 9 de enero de 2020, se reforma el artículo 1803 del Código Civil para el Distrito Federal; y se expide la Ley de Ciudadanía Digital de la Ciudad de México. El Art. 1803 del Código Civil Federal por el cual se establece que el consentimiento de un contrato puede «ser expreso o tácito; ya sea verbal, por escrito, por medios electrónicos, ópticos u otra tecnología».

Por lo tanto, los procesos administrativos o firma de contratos son completamente legales en México. Actualmente, los mercados mundiales están caracterizados por la innovación tecnológica y la intensificación de la competencia, por lo que la actividad normalizadora es un instrumento indispensable para la economía nacional y el comercio internacional.

Una vez más la tecnología es una forma de manifestar el consentimiento en los actos jurídicos, esto significa un gran avance para la innovación ya que otorga agilidad para realizar actos con validez legal.

IZYTECH, la mejor solución para las firmas electrónicas

En IZYTECH contamos con una amplia experiencia en soluciones tecnológicas para lograr facilitar la operación de nuestros clientes, aumentar y acelerar su productividad a través de la transformación digital de una variedad de procesos con tecnología de vanguardia que simplificará el trabajo de tus colaboradores en RR. HH., control de asistencia, firmas digitales, reclutamiento en línea y gestión de activos.

IZY DOCS

La solución que ofrecemos para las firmas digitales es IZY DOCS, un sistema que permite canalizar, almacenar y firmar digitalmente una gran variedad de documentos con diferentes niveles de aprobación. Su funcionalidad es sencilla, ordenada y compatible con casi cualquier dispositivo con conexión a internet.

Una de las funciones destacadas de IZY DOCS es que permite crear diferentes roles de usuarios, cada uno con diferentes facultades dentro de la propia herramienta, acceso a diferentes firmas digitales, conexión a sucursales, centros de costos y otros departamentos de tu empresa.

La función de creación de firmas digitales se personaliza para cada usuario de acuerdo con el rol que tenga configurado. Se pueden firmar todo tipo de documentos compatibles con el programa, así como revisar los documentos que han sido firmados. El sistema acepta documentos externos que no son creados directamente en el sistema, pero que son compatibles con la plataforma.

Estas funciones permiten crear un flujo para cada documento creado, como los contratos, donde todos los usuarios autorizados podrán firmar, revisar y/o aprobar los documentos de acuerdo con el rol y las instrucciones indicadas.

Entre otras funciones con las que cuenta IZY DOCS son:

• Agregar archivos externos.
• Búsquedas rápidas del contenido mediante un filtro de búsqueda.
• Forma masiva de documentos.
• Continuidad o separación en la carga de documentos para seleccionar cuáles firmar sin necesidad de separarlos.

Para conocer más sobre IZY DOCS y todos los servicios que te ofrecemos en IZYTECH, comunícate con uno de nuestros asesores. Para nuestras oficinas en Chile, marca al +56 9 9325 6554 o escribe al correo electrónico ventas@izytech.com y al WhatsApp +56 9 9325 6554; y en las oficinas de México escríbenos a ventas@izytech.com o llena nuestro formulario en los sitios web https://www.izytech.com y http://mx.izytech.com/.