Firma digital

Si eliges bien la plataforma que te entregará firma digital y gestión documental en una empresa, podrás obtener una de las mejores soluciones de mayor utilidad para gestionar y verificar la autenticidad de los documentos. Es muy importante que la misma plataforma de firma electrónica te pueda entregar una plataforma de gestor documental y así aprovechar de mejor manera el hecho de estar firmando digitalmente.

IZY DOCS, la solución para las firmas digitales de tu empresa

IZY DOCS permite ahorrar dinero en impresión, tinta para las impresoras, tiempo de firmar, tanto para empleador como empleado, valijas para envío de estos contratos firmados cuando quieren ser llevados de un punto a otro en la ciudad o país y el personal de recursos humanos que deben gestionar todos estos procesos, archivar todos estos documentos, etc.

Imagina necesitar firmar anexos de contrato de tus trabajadores, por un lado, tener que firmar 20, 30 o 100 documentos, esperar al representante legal para que lo haga y después ir colaborador por colaborador sacando firmas, ¡un dolor de cabeza! Con IZY DOCS, el empleador forma de manera masiva, con un clic, todos los contratos que llegan al correo de cada empleado y puede firmar con un clic su contrato, todo eso en tema de minutos. Para terminar, ya no debes tomar todos los contratos y guardarlos uno a uno en carpetas guardadas en algún lugar de la oficina, inmediatamente queda cada contrato guardado en CLOUD en la carpeta de cada colaborador y donde puedes acceder desde tu celular. Magia, ¿no?

Hasta ahora hemos hablado de contratos, pero pensemos en todo lo que podríamos firmar de manera simple y rápida gracias a IZY DOCS:

• Solicitud de vacaciones.
• Anexos de contrato.
• Liquidaciones de sueldo.
• Informes.
• Reportes de asistencia.

Solo por mencionar algunos tipos; así todos los documentos que se les puedan ocurrir que necesiten que se firmen o incluso que se comuniquen y no necesariamente se firmen.

¿Qué pasa cuando necesito buscar un documento firmado en papel, como tradicionalmente lo veníamos haciendo? Este sí que puede ser un problema. Tenemos que ir a la sala donde guardamos todos estos documentos, espero estén en la misma empresa porque, si no, tenemos que viajar hasta el lugar en donde se guarden. Buscar en las carpetas, rezar para que se encuentren ahí, sacarlos volver a la oficina darles el uso que queríamos y volver a hacer el mismo procedimiento para guardarlos nuevamente.

Eso, cuando todo sale bien. Quizás, la persona que tenía que guardarlos se equivocó y no los puso en la carpeta que correspondía o, aún peor, se le olvidó guardarlos y ahora ni siquiera tenemos el documento que necesitamos. Esto ya nos trae consecuencias mayores, como por ejemplo, multas, falta de información importante, entre otros.

Pero con IZY DOCS, tenemos la opción de implementar una firma digital en nuestras empresas; ahora, ¿cómo seleccionar la mejor opción? ¿en qué nos debemos fijar al contratar una plataforma de estas?

Te cuento algunas características que son clave:

• Debe ser a su vez una plataforma de gestión documental.
• Se debe poder aprobar y firmar de manera masiva.
• Debo poder seleccionar flujos ilimitados de firma, eso me permite tener todas las posibilidades de flujos de firma y eso debe poder parametrizarse fácilmente y no depender del proveedor de la plataforma.
• La búsqueda de documentos en el gestor documental debe ser simple, fácil, rápida y que permite buscar palabras dentro de los documentos para poder ir directo a lo que estoy buscando.
• Tengo que poder generar documentos de manera masiva con data variable, así los documentos a firmar se generan solos para cada empleado y no lo debo hacer uno a uno.
• La implementación debe ser simple y rápida, en 2 a 3 semanas ya podemos estar firmando sin problemas la documentación necesaria.
• La plataforma debe ser: multiempresas, multiusuarios, multi dentro de costo, multirut, etc.
• Cuando vamos a usar la plataforma para firmar con proveedores y clientes, debe permitir tener firma con clic único con la seguridad necesaria para esto, a través de clave en SMS, pidiendo número de serie de cédula de identidad o alguna otra.

Me imagino ya está pensando cuando vas a implementar firma digital en vuestra empresa. Te invitamos a conversar y cotizar, no tenemos ninguna duda de que en 3 semanas estarás aprovechando esta tecnología y beneficios de IZY DOCS.

Encuentra la mejor solución de firma digital con IZYTECH

En IZYTECH contamos con una amplia experiencia en soluciones tecnológicas para lograr facilitar la operación de nuestros clientes, aumentar y acelerar su productividad a través de la transformación digital de una variedad de procesos con tecnología de vanguardia que simplificará el trabajo de tus colaboradores en RR. HH., control de asistencia, firmas digitales, reclutamiento en línea y gestión de activos.

Para conocer más sobre IZY DOCS y todos los servicios que te ofrecemos en IZYTECH, comunícate con uno de nuestros asesores. Para nuestras oficinas en Chile, marca al +56 9 9325 6554 o escribe al correo electrónico ventas@izytech.com y al WhatsApp +56 9 9325 6554; y en las oficinas de México escríbenos a ventas@izytech.com o llena nuestro formulario en los sitios web https://www.izytech.com y http://mx.izytech.com/.