Redactar un documento en algún editor de texto, imprimirlo para poder firmarlo, firmarlo, escanearlo para tenerlo de vuelta en el computador con la firma y enviarlo por correo o archivarlo; esta rutina es una práctica muy común, se trata de un ejercicio que ocurre muy frecuentemente en las empresas y que supone una tarea tan mínima pero a la vez importante como lo es firmar un documento, no obstante, si nos parece tediosa es porque efectivamente lo es, especialmente si se trata de más de un documento el que se debe firmar.
En respuesta a esta solicitud de muchos empresarios y dependientes que debían realizar este proceso con cada documento, se implementaron las firmas electrónicas, como un sistema para digitalizar la firma que normalmente realizaba a mano, pero con la facultad de poderla insertar en distintos niveles de uso y en una gran cantidad de documentos al mismo tiempo y de manera automática, facilitando este proceso tan simple y a la vez complejo y promoviendo la productividad.
Desde su invención, surgieron distintos tipos de software profesionales y eficaces como lo es Izy Docs, de Izy Tech, que ha traído sus servicios de alta calidad desde Chile para que las empresas mexicanas puedan disfrutar de todos sus beneficios en firma de documentos masiva, firma digital, organización de archivos y escalabilidad a la nube para firmar desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo siempre y cuando posea una conexión a internet.
La implementación de estos sistemas ha permitido que, igual que el reloj checador, se pueda trasladar el espacio de firmas exclusivamente de la oficina a permitir una gran libertad entre el trabajo presencial y aquel que se realiza en «home office», pudiendo hacer que diferentes personas que se encuentran en lugares muy equidistantes, firmen simultáneamente el mismo documento sin la necesidad de enviárselos por correo u obligar a que se reúnan en un lugar específico.
No obstante, a pesar de todas las ventajas que ha supuesto esta nueva tecnología, aún existen muchas dudas entre los empresarios del mundo que muchas veces se relacionan a la legalidad y seguridad de las firmas electrónicas, por lo que Izy Tech, como una de las marcas más reconocidas en la implementación de este software, ha preparado el presente artículo en donde daremos respuesta a algunas de las preguntas más frecuentes que se presentan en las empresas antes de adquirir estos servicios.
¿Son legalmente válidas?
Sin duda esta es la pregunta más frecuente cuando las empresas escuchan acerca de este servicio, y es que existe una gran preocupación porque, al no ser la firma o el sello realizado a mano, piensan que el documento no podrá tener un soporte legal; sin embargo, desde hace un par de décadas se han reconocido las firmas electrónicas como una forma válida de aprobar documentos sin perder el soporte legal.
Por lo que tranquilamente puede firmar los recibos, cheques, actas, liquidaciones, papeletas, cartas, entre otros documentos sin problema alguno y sin perder el derecho de soportarse legalmente para aprobar dichos archivos, además, podrá firmarlos todos al alcance de un clic, organizarlos y distribuirlos rápidamente sin tener que gastar recursos económicos o temporales.
¿Son seguras?
Otra de las dudas más relevantes es aquella relacionada a la seguridad, especialmente cuando nos referimos a la prevención del fraude, y es que las personas consideran que una firma en papel y que se realiza a mano es mucho más segura que mantenerla en un archivo digital, ya que consideran que allí cualquiera podría acceder a su firma y ponerla en sinfín de documentos de los que no está enterado.
Sin embargo, empresas como Izy Tech implementan en su sistema un método de encriptación de datos especializado que evita que las personas inescrupulosas accedan a su firma y puedan perjudicar su integridad; además, programas como Izy Docs se basan en un sistema en la nube, que también estará protegida adecuadamente para que no accedan a ella de manera local.
Además, la facilidad de realizar una firma virtual favorece la rastreabilidad, es decir, que en todo momento logrará conocer cuando y donde se ha realizado la firma de uno o más documentos, facilitando así que pueda identificar rápidamente quién le ha suplantado, otorgando así una capa extra de seguridad.
Gracias a estos dos puntos, cada vez más empresas se suman a la renovación digital e incluyen entre su catálogo las firmas electrónicas como un sistema que les facilita la vida y aumenta su eficiencia, si desea sumarse a estas empresas y descubrir los grandes beneficios que le ofrece Izy Docs, comuníquese con Izy Tech al +56 993 256 554 o escribanos al correo ventas@izytech.com para solicitar una cotización.