¿Se puede trabajar sin una hoja de papel? Es un desafío alcanzable, pero, aunque no sea posible erradicar el 100% de este material de oficina, sí se pueden obtener resultados interesantes que ratifique el compromiso de la compañía por proteger el medio ambiente y reducir los costos operativos. Algunas soluciones, como la firma digital, permiten a las empresas beneficiarse de la transición de las oficinas a los entornos tecnológicos.
Usar menos papel no es solo una tendencia, y aunque el concepto puede parecer una moda pasajera, es una cultura que está profundamente arraigada en nuestra vida cotidiana. Prácticas habituales como mostrar nuestras fotos a amigos en las redes sociales o compartirlas y almacenarlas en la nube indican una intención de eliminar los archivos y documentos físicos.
En el lugar de trabajo, la oficina del futuro está evolucionando lentamente y, si bien se conocen los beneficios de una empresa que reduce el uso de papel, pocos lo reemplazan con entornos tecnológicos; por ejemplo, aún es común que en las compañías el control de asistencia se lleve a cabo mediante tarjetas que se rellenan periódicamente y no se opta por alternativas digitales, y quienes lo hacen, la limitan a contextos muy específicos.
Simples gestos de prácticas responsables y soluciones tecnológicas flexibles y fácilmente disponibles son medidas que pueden implementarse en los procesos de negocio y contribuir a la transición a menores costos operativos y por ende más beneficios, entre los que se encuentran aumentar la productividad y respetar el medio ambiente.
En este artículo, le mostraremos cómo las firmas electrónicas y los nuevos principios y hábitos de reemplazo de papel reducirán el desgaste de la oficina, ayudarán a reducir costos y promoverán el consumo sostenible.
Contexto del uso de papel en las oficinas
Según un estudio de consumo de papel, junto con el cartón, suponen el 90% de los residuos generados en las oficinas y cada año se utilizan 115.000 millones de hojas en todo el mundo. Este dato, en un contexto tan amplio, probablemente no nos diga nada, pero ¿alguna vez ha pensado en la cantidad que usa su oficina?
Para tener un panorama claro de la solución, primero hay que enumerar todos los elementos que forman parte de la rutina de las oficinas y la documentación de respaldo, entre ellas se incluyen: recibos de ventas, facturas, contratos de trabajo, nómina, cobertura ocupacional, etc., y esta lista irá creciendo a medida que agreguemos las necesidades particulares de cada industria.
Al calcular el costo total, no limitamos la compra de papel, también incluimos el de los consumibles y servicios adicionales necesarios para mantener la estructura del sistema de impresión como tinta y electricidad.
En cambio, la firma digital reduce estos costos de la noche a la mañana y además, el aumento de la productividad y la inversión en horas de trabajo que antes se dedicaban a tareas manuales relacionados con el papel como tratamiento, unir, agrupar en carpetas, fotocopiar, entre otros, redundan en mayores beneficios.
Una oficina sin papel facilita el teletrabajo
Una tendencia que ha protagonizado los inicios de esta década es la inclusión del teletrabajo como una medida factible con la que aumentar la productividad y reducir los costos operativos; en ese sentido, la digitalización de documentos es fundamental para que las empresas puedan ofrecer esta modalidad a sus empleados; puesto que pueden acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo, continuando con normalidad la prestación de sus servicios.
La solución del módulo Izy Docs de IzyTech digitalizan el proceso tradicional de la firma manuscritas en documentos para que los empleados no tengan que estar en la oficina. Cuando los archivos se firman digitalmente desaparece el papel, y elimina tareas que provocan retrasos en la continuidad de las relaciones en teletrabajo, como el escaneo, el envío de cartas y evitar que los trabajadores remotos viajen largas distancias.
La firma electrónica es la herramienta perfecta para reducir el consumo de papel
La firma electrónica es una solución diseñada en una amplia gama de empresas que se puede adaptar a las necesidades de cualquier sector empresarial. Tradicionalmente, industrias como la banca utilizan mucho papel en la mayoría de sus procesos y trámites de oficina física. Al igual, el mercado de las telecomunicaciones, la salud o las asociaciones profesionales son ejemplos de compañías que están abandonando los métodos tradicionales para satisfacer los requerimientos de los mercados cambiantes y los nuevos clientes digitales.
Así mismo, una firma digital le permitirá adquirir los siguientes beneficios:
- Fortalece la imagen de marca, al representar que es una compañía comprometida con la protección del medio ambiente y mantenerse a la vanguardia de la tecnología.
- Incrementa la productividad, puesto que se eliminan todos los procedimientos repetitivos que son propensos a errores involuntarios que se deben corregir.
- Seguridad, ya que un documento firmado electrónicamente no se desgasta o pierde con facilidad al mantener varias copias dentro de servidores con varios protocolos de seguridad.
Si desea conocer más información sobre el servicio de firma digital que ofrecemos en IzyTech y las maneras como puede implementarlos sólo debe llamarnos al +56 993 256 554 o escribirnos al correo ventas@izytech.com.