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Cuatro aplicaciones de la firma digital en los departamentos de RR. HH.

Son cada vez más las empresas de todo el mundo que se suman a la digitalización de sus procesos, lo que comienza a generalizar la utilización de sistemas de firma digital de contratos, que se ajustan a sus necesidades y cumplen con las normativas que regulan su uso, validez y aplicación. Los departamentos de RR. HH. están entre los principales usuarios, que disponen de ellos para varias aplicaciones.

Soluciones de firma digital usadas en contratos y documentos de RR. HH.

En los últimos años, han incrementado los tipos de firmas presentadas y aceptadas por servicios electrónicos confiables, aunque hay cuatro soluciones que se usan ampliamente en departamentos de RR. HH. Varios programas para firma digital online integran las siguientes soluciones:

Firma simple

Consiste en una firma rápida y sencilla que posibilita que los documentos no sean modificados posteriormente. Se puede usar para firmar documentos con bajos riesgos legales, por ejemplo, la validación de días de asueto o la entrega de material, aunque no se recomienda usarla en contratos relevantes, debido a que no puede asegurarse de manera fehaciente la identidad del firmante. La firma se realiza al pulsar un botón o marcar una casilla.

Firma avanzada biométrica

Se trata de una excelente opción para firmar contratos de confidencialidad y protección de información personal, contratos laborales, entre otros. Es una solución fácil, rápida y completamente segura para firmar documentos, debido a que permite detectar a la persona a la que pertenece esa firma, lo que es posible por el registro de los puntos que la conforma, la velocidad a la que se realiza, la posición, aceleración e, inclusive, la presión que se ejerce. También se debe a la inclusión de una pantalla para el firmado, ya sea con un bolígrafo táctil o con el dedo.

Firma avanzada con certificado

Identifica a los firmantes de manera única y protege la modificación de documentos. Se requiere un certificado digital expedido por organismos autorizados. Se usa, por ejemplo, para firmar documentos de recursos humanos de forma masiva.

Firma cualificada

Los firmantes usan un certificado digital, que es único, calificado y se expide por prestadores de servicios electrónicos autorizados por entidades nacionales. Un ejemplo son los certificados incorporados en el DNI electrónico. Permite que la identidad de las personas quede garantizada tanto en lo técnico como en lo legal.

Uso de la firma digital en departamentos de RR. HH.

No cabe duda de que los programas de firma digital facilitan varios procesos en los departamentos de RR. HH., debido a que incorporan ciertas funciones que impactan positivamente en la productividad del personal y agilizan trámites, debido a la implementación de medios electrónicos y la automatización.

Ya no es necesario desplazarse para firmar ni imprimir documentos, firmarlos, escanearlos y enviarlos, algo que no es conveniente cuando se trata de amplios volúmenes de documentos. Las soluciones digitales de contratos son útiles en cualquier área operativa del departamento de RR. HH.

Reclutamiento

Utilizar una plataforma de firmas electrónicas permite manejar los contratos laborales, ofertas de trabajo y acuerdos de confidencialidad, lo que mejora la experiencia de candidatos potenciales durante el proceso de reclutamiento y selección de personal. No solo se vuelve fácil el firmado de documentos de reclutamiento, también se hace de manera legal y válida, gracias a la utilización de la firma electrónica avanzada.

Onboarding

Hay varios documentos que el personal debe firmar de vez en cuando, que, aunque son trámites burocráticos, son de suma importancia, por ejemplo, documentos de prevención de accidentes laborales, contratos de protección de información personal, recibos de entrega de material y equipo, entre otros.

Con ayuda de las plataformas de firmas electrónicas, todos los trámites se vuelven más rápidos y sencillos, además, se ahorran notables cantidades de papel al año, lo que disminuirá costes e impactará positivamente en el medio ambiente y la imagen de las empresas.

Vida laboral

Hay varias tareas que los departamentos de RR. HH. tienen que realizar de forma repetida, por ejemplo, la entrega de nóminas, extensiones de contrato, comunicaciones importantes al personal, registro de las jornadas laborales, entre otras. Por medio de la automatización y las plantillas predefinidas incluidas en las plataformas electrónicas de firmas, se ahorra mucho tiempo que puede usarse para otras áreas críticas y de mayor productividad.

Offboarding

Si algún trabajador renuncia o es despedido es importante que todo esté bien atado para que no ocurran futuros problemas legales. Las comunicaciones de despidos, término de contratos, entrega de finiquitos o certificados de empresas están entre las actividades que pueden cumplirme por medio de plataformas para firmar documentos de forma electrónica y completamente válidas, además con el mismo valor añadido de las firmas analógicas.

Si necesitan una solución de firmado electrónico y control de asistencia diseñada especialmente para los departamentos de RR. HH., contacten a los expertos de IZY TECH. Tenemos una plataforma adecuada para ellos, llamada IZY RH, que integra tres soluciones: IZY HIRING, IZY TIMECONTROL e IZY DOCS. Soliciten una cotización o más información a través de la línea +56 993 256 554 o completen nuestro formulario.