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Aprovechen los sistemas de firma electrónica para su gestión documental

Sin importar si se dirige una empresa grande, pequeña o mediana, todos los negocios necesitan generar y recibir documentos de forma diaria. Elegir un sistema de gestión documental que sea eficiente y combinarlo con soluciones tecnológicas y digitales eficaces impacta positivamente en las empresas. Si planean utilizar todos los documentos de su compañía con plena eficiencia, continúen con esta lectura, ya que diremos cómo pueden beneficiarse con la integración de las firmas electrónicas en su sistema de gestión documental.

¿Qué se necesita para que la gestión documental sea eficaz y eficiente?

Convencionalmente, la gestión documental es considerada como el conjunto de normativas aplicadas para la gestión y administración de cualquier tipo de documento que se generan y reciben en las organizaciones. Saliendo de esta definición y sin omitir las nuevas condiciones laborales (como el teletrabajo y otras modalidades flexibles), la selección de un sistema de gestión documental es indispensable para cualquier empresa en nuestros días.

La importancia del sistema estriba en la función que desempeña como eje de desarrollo y su contribución al crecimiento exponencial de los negocios. No obstante, debe cumplirse algunos requisitos para que la gestión documental sea eficiente y eficaz:

Acceso fácil a los documentos

El tiempo es uno de los recursos más importantes para cualquier negocio. Los sistemas que son accesibles economizan el tiempo y permiten usarlo para realizar tareas frecuentes, por ejemplo, permitir que la información sea extraída de manera ágil y sencilla.

Control de versiones

Las distintas versiones de un mismo documento son una constante en el desarrollo de proyectos. Si los sistemas de gestión documental son eficaces, se evitan inconvenientes derivados de contar con versiones documentales paralelas que difieren entre sí.

Seguridad

Es crucial saber en todo momento quienes acceden a los documentos, desde dónde y con qué finalidad.

Ventajas de la firma electrónica en la gestión documental

Si la gestión de documentos empresariales se realiza de forma inadecuada, ocurrirán serios problemas. Mejorar los recursos tecnológicos mediante la integración de soluciones digitales y eficientes que produzcan documentos digitales y elimine los problemas del escaneo y consumo de papel disminuye considerablemente el consumo de recursos y aumenta la productividad.

Pueden obtenerse notorias ventajas tras la implementación de un sistema de firmas electrónicas para la gestión documental, ya sea dentro de las instalaciones físicas o en las nuevas modalidades de trabajo. Algunas de estas últimas, como el teletrabajo, sortearán varios problemas en la gestión documental de acuerdos y contratos firmados en papel y proporcionarán notables beneficios.

Algunas razones para incluir las firmas electrónicas en sus operaciones de gestión documental son:

Incremento de la productividad

Al integrarse la firma electrónica en el sistema de gestión de documentos, disminuye notoriamente el tiempo desperdiciado en terminar procesos de firma en papel. Además de los ahorros algunas soluciones (como el firmado automatizado) permite firmar masivamente cualquier tipo de transacción o documentación y, a la vez, se garantizan su autenticidad e integridad, lo que deriva en mayor eficiencia.

Facilita la descentralización

Tanto clientes como proveedores pueden firmar documentos sin tener que presentarse en las instalaciones físicas al implementar el firmado digital. La independencia que brinda es cada vez más importante en nuestros días, donde muchos profesionales realizan sus actividades a distancia.

Agiliza el firmado de documentos

Dentro de las empresas, es común hallar casos de firma de documentos que necesitan el consentimiento de varias personas. Al incrementar la cantidad de firmantes y, en ciertos casos, la necesidad de imprimir y firmar múltiples copias, aumentan las posibilidades de pérdidas de documentos y retrasos en finalizar el proceso de firmado en papel.

Hay algunos proyectos donde la firma inmediata de documentos es crucial para que continúen. Al integrar la firma digital en el sistema de gestión de documento, se eliminan las demoras en el firmado de documentos, lo que agiliza el proceso y elimina los indeseables cuellos de botella.

Disminución de costes

Integrar la firma electrónica elimina gastos relacionados con la firma en papel en todos los documentos firmados en una empresa. Se trata de una cifra considerable que se multiplica en ciertos departamentos, como el de ventas o recursos humanos. Cuando hablamos de costes, hacemos referencia tanto a los propios de la producción documental (por ejemplo, la impresión y mantenimiento de equipo) como a los costes de logística (por ejemplo, el archivo e, inclusive, la destrucción de los mismos).

Oficinas con menor consumo de papel

Desde hace tiempo, la responsabilidad social empresarial se volvió una de las prioridades de cualquier empresa, por lo que se adoptan medidas e integran soluciones que fomentan el compromiso con el cuidado del medio ambiente. Los sistemas que integran tecnologías que reducen o eliminan la impresión permiten que las oficinas se vuelvan centros de negocios paperless. Al no depender del escaneo de documentos firmados, mejora considerablemente la eficiencia operativa y se liberan recursos.

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